Gestión de inventario (o stock) en Prestashop 1.5.: Manual o Avanzado

Hay dos formas de gestionar el stock o inventario en una tienda online hecha con Prestashop: la primera de forma manual (en la ficha de cada producto) y la segunda de forma automática y avanzada (con la gestión de almacenes, suministros, inventario, existencias, proveedores…)
En este post vamos a explicar ambas formas, para que elijáis la que os resulte más cómoda y se adapte mejor a vuestro modelo de negocio.

1. GESTIÓN MANUAL DEL INVENTARIO

Es, sin duda, la forma más sencilla, pero no nos permite llevar un control tan exhaustivo de los movimientos de inventario como la gestión avanzada. Accederemos a la ficha de un producto y en la pestaña «Cantidades» seleccionaremos la opción «Quiero especificar cantidades disponibles manualmente.», introduciremos una cantidad y ¡listo! Esta es la forma más intuitiva y no precisa de muchas explicaciones.

2. GESTIÓN AVANZADA Y AUTOMÁTICA DE INVENTARIO

Podemos activar la gestión avanzada y automática de inventario desde Preferencias > Productos.

A continuación, tendremos que dar de alta un almacén desde Existencias > Almacenes. En el formulario, al añadir el nuevo almacén, veremos que hay que elegir los transportistas que estarán asignados a los productos de dicho almacén. Podremos elegir uno o más trasportistas, pero por lo menos uno o tendremos un problema cuando el usuario compre el producto y vaya a seleccionar el método de envío.

Por último, deberemos asignar la gestión avanzada de existencias a cada producto. Para ello, iremos a la ficha de cada producto y, en la pestaña «Cantidades», activaremos la opción «Quiero usar el sistema de gestión avanzada de existencias para este producto» y, debajo, la opción «Las cantidades disponibles para el producto actual y sus combinaciones están basadas en el inventario de los almacenes».

2.1. GESTIÓN DE EXISTENCIAS

Hay dos métodos para gestionar los movimientos de stock en nuestros almacenes. La primera es más sencilla y la segunda es más compleja, pero permite llevar una gestión más avanzada, detallada y profesional de nuestro almacén, utilizando los albaranes de nuestros proveedores.
No quiere decir que la segunda forma sea mejor, tienes que elegir el método que sea más apropiado para tu negocio. Con el primero, llevarás un control de los movimientos de inventario y de la gestión de existencias. Y con el segundo, tendrás que incluir a los distintos proveedores, registrar las órdenes de suministros e ir actualizando su estado. Quedará un control de todo esto, teniendo un registro muy completo de toda la gestión de existencias. Pero también da más trabajo, claro.

2.1.1. GESTIÓN DE EXISTENCIAS SENCILLA

En Existencias > Gestión de existencias accederemos a una lista con todos los productos de nuestra tienda y, de un solo vistazo, podremos ver la cantidad que tenemos de cada producto. También podremos añadir o reducir existencias con la flechas que aparecen a la derecha de cada producto.

Por supuesto, cuando se realice una compra, las existencias disminuirán automáticamente.

Si, por ejemplo, damos a la flechita ascendente para «Añadir existencias», deberemos rellenar un formulario con la cantidad a añadir, el almacén al que destinamos dichas unidades y el precio unitario de compra del producto, que es distinto al precio con el que lo vamos a vender en nuestra tienda: es el precio que nos cuesta a nosotros.

2.1.2. GESTIÓN DE EXISTENCIAS AVANZADA, CON PROVEEDORES.

PASO 1

Para utilizar este método, deberemos haber añadido los proveedores de nuestra tienda. Si no es así, lo haremos ahora:

Vamos a Catálogo > Proveedores, añadimos un nuevo proveedor y lo activamos.

PASO 2

Para cada producto tendremos que asignarle un proveedor. Para eso vamos a la ficha del producto y en la pestaña «Proveedores», seleccionamos el proveedor que queramos.

PASO 3

Vamos a Existencias > Órdenes de suministros y añadimos un nuevo suministro con el albarán que nos haya dado nuestro proveedor. Elegimos el proveedor y el almacén.

Damos a «Guardar pedido y permanecer», por lo que seguiremos en ese mismo formulario, pero abajo del todo tendremos otro formulario para gestionar los productos que queremos asociar a ese pedido. Para agregar un producto a la orden, escribiremos las tres primeras letras del nombre del producto y nos aparecerá un desplegable con los productos que empiecen así. Daremos al botón «+» para añadir el producto a la orden. Así, con todos los productos que queramos. Debajo aparecerá una tabla con los productos seleccionados, en la que podremos incluir el precio que nos cuesta a nosotros el producto, la cantidad que hemos encargado y los impuestos.

Daremos a «Guardar pedido» y el mismo nos aparecerá en la tabla con el estado «1 – CREATION IN PROGRESS».

PASO 4

Tendremos que gestionar los estados del pedido. Para ello, haremos click sobre el botón «Cambiar estado» y lo cambiaremos al estado «2 – Order validated», confirmando que el pedido es correcto.

A continuación, lo cambiaremos al estado «3 – Pending receipt», esperando a recibirlo.

Cuando lo recibamos, veremos que en el estado 3, estado en el que se encuentra nuestro pedido aparece el icono de un camión. Si hacemos click sobre el mismo, nos aparecerá una tabla en la que deberemos indicar el número de unidades que hemos recibido de cada producto, que esperamos que sean las mismas que hemos pedido, pero no siempre es así. Una vez introducidas las unidades para todos los productos, seleccionamos todos y pulsamos sobre el botón «Actualizar seleccionados».

Automáticamente, el estado de nuestro pedido habrá pasado al estado «4 – Order received in part».

Si hemos recibido todas las unidades solicitadas, lo más correcto sería cambiar el estado a «5 – Order received completely» para indicar que se ha recibido todo el pedido.

Y con esto, hemos terminado con el tutorial para aprender a manejar la gestión avanzada y automática de stock.

Aunque utilicemos este segundo método, más detallado y profesional, podemos acceder Existencias > Gestión de existencias y ver la lista con todos los productos, la cantidad de cada uno de ellos y la posibilidad de aumentar o reducir unidades.

También resulta útil la pestaña Existencias > Movimientos de inventario, que nos ofrece un registro de todos los aumentos o disminuciones de unidades de los productos, viendo las variaciones si se reciben o comprar productos.

Por último, comentaros que la pestaña Existencias > Cobertura de las existencias nos muestra un listado sólo con los productos que tienen más de 0 unidades. También nos indica la cantidad de unidades que se han venido de estos productos en un determinado periodo.